In this blog article I would like to share with you how to embed a dashboard in a Crystal Report using flash variables. First of all let’s give a scenario that leads us to do that. In this case we wanted to create a dashboard for a SAP GRC module. The problem was that we could not connect to the system directly with SAP BusinessObjects Dashboards (Xcelsius for the most nostalgic ones). Apart from that, there is a good thing about having a dashboard embedded in Crystal, you will have a dashboard that can be refreshed from Crystal Reports without needing a previous authentication. You will also be able to save the “report” (you can show the dashboard) in PDF with saved data and the dashboard will be completely clickable and navigable.
Después de tener una razón clara por la que necesitamos incrustar el tablero en un Crystal Report, veamos cómo hacerlo.
Una vez que tenga su tablero listo, vaya a " Gestionar las conexiones "Y agregue uno nuevo seleccionando" Variables Flash ".Manage ConnectionsFlash Variables
fig. 1 - Data Manager in SAP Dashboards
Una vez que lo tenga listo, asigne un nombre a esta conexión y elija el formato variable como CSV . Ahora te preguntarás por qué es eso.CSV
El formato variable indica cómo debe preparar los datos en Crystal Reports para permitir que Excel lea las variables, colocándolas en las columnas específicas.
Prácticamente, lo que más o menos sucede entre el tablero incrustado y los datos del informe de Crystal es lo siguiente:
Data flow between Crystal data and SAP Dashboards
Por el momento daremos un paso adelante y luego volveremos a este tema nuevamente.
Continuando con la conexión variable Flash en la que estábamos trabajando. Cree tantas variables como necesite en su Tablero. En el siguiente ejemplo tenemos una variable flash para cada columna de la tabla de datos sin procesar (ver la imagen a continuación).
Finalmente, guarde el tablero y exportarlo a un archivo flash .export it to flash file
Adding flash variables to the connection
Después de esos pasos en SAP Dashboards, abra Crystal Reports y abra el informe en el que desea agregar el Dashboard (necesita tener datos dentro).
Haga clic derecho en el lugar donde desea ubicar el tablero y elija " Insertar objeto Flash ". Se abrirá una ventana y podrá seleccionar su archivo flash y seleccionar si desea vincularlo o incrustarlo. Si desea tenerlo conectado a los datos de Crystal, elija " Incrustado ".Insert Flash ObjectEmbedded
Una vez que el tablero está incrustado, debe crear las variables que se vincularán con las variables flash en el archivo de Excel. ¡Este es el momento de volver a nuestra figura 2! Como dijimos, el formato que necesita para enviar los datos a las variables flash es CSV; eso significa que debe cocinar sus datos almacenados en columnas (objetos en sus informes de cristal) para tenerlos en una cadena individual con valores separados por comas.
Concept of what needs to be done before mapping variables
Ahora, aquí está el truco para crear estas variables para que puedas evitar pelear con los informes de Crystal por un tiempo.
Tome cada columna o datos que necesite y escriba para cada uno de ellos la siguiente fórmula:
stringvar global [Varriable];
if ([Variable]="") then [Variable]:=Cstr()
Else [Variable]:=[Variable]+","+Cstr();
[variable];
Note: Be careful if the data to convert into CSV is number formatted as #,##.##. The thousand separator will create errors in your dashboard if you are showing them. To avoid that kind of issues replace Cstr() by Cstr(,’#’).
Ahora que tiene el tablero colocado y las variables creadas en los informes de Crystal, haga clic derecho en el tablero (en modo de diseño) y elija " Exportación de datos flash ".Flash Data Export
Una vez que el panel esté abierto, insertará el nombre de las variables flash de Excel en la columna izquierda y las variables de Crystal Reports en la columna derecha. Es MUY importante que los nombres de las variables en las columnas de la izquierda coincidan perfectamente (exactamente el mismo nombre) con los nombres de las variables definidas en el administrador de datos en SAP Dashboards (ver figura 1).
Flash Data Expert in Crystal Reports
Al seguir estos pasos, podrá agregar un Panel de control a los informes de Crystal y, lo que es mejor, ¡podrá actualizar un panel de control que está leyendo datos de su sistema sin necesidad de iniciar sesión!
Espero que esto te sea útil en tus próximos proyectos. Si tienes algún consejo sobre nuestras dudas, deja un comentario a continuación.