Muchas empresas tienen dificultades para automatizar o racionalizar los flujos de trabajo que requieren una toma de decisiones manual en una o más etapas, y el resultado es a menudo una pobre eficiencia, ya que los procesos se estancan debido a la supervisión humana. SAP Cloud Platform Workflow se desarrolló para resolver este problema preciso: la interfaz entre la automatización y los controles manuales.
¿Qué es SCP Workflow?
SCP Workflow es un servicio en la nube que permite a los usuarios crear y ejecutar flujos de trabajo utilizando una combinación de automatización de procesos y toma de decisiones del usuario.
Los posibles casos de uso van desde flujos de aprobación para tareas simples, como aprobación de vacaciones, confirmación de parte de horas o generación de órdenes de compra a flujos de trabajo más complejos como administrar el proceso de incorporación para nuevos empleados. En pocas palabras, SCP Workflow vincula tareas dentro de un flujo de trabajo para evitar puntos de fallo que podrían ser introducidos por un error humano como por ejemplo olvidando completar un requisito previo para una tarea o completar tareas en un orden incorrecto.
La interfaz a la que acceden los usuarios para ingresar las decisiones necesarias es el SAP Fiori Launchpad, sin embargo, las notificaciones para estas tareas se pueden comunicar a través de una gama de servicios, incluidos los servicios de correo electrónico, SMS o mensajería como Telegram o Slack (a través de sus API).
Interfaz del servicio SCP Workflow
Echemos un vistazo a la interfaz del servicio SCP Workflow:
The available components are extremely simple to configure. Typically, a Workflow begins with an Event which is the trigger to start the defined process.
Los principales componentes básicos de los flujos de trabajo son las tareas. Estos pueden ser automatizados o pueden requerir la intervención del usuario, por ejemplo, cuando se debe tomar una decisión antes de que el proceso pueda continuar. En estos casos, los formularios o componentes SAPUI5 se pueden utilizar para permitir que los parámetros de la decisión se recopilen del usuario para que el flujo de trabajo pueda continuar.
Si es necesario, los datos de otras fuentes se pueden recuperar e importar a través de API y / o volver a escribir en bases de datos externas. Se pueden incluir scripts para automatizar ciertas tareas y se pueden configurar notificaciones, como correos electrónicos automáticos para informar a los usuarios que es necesario tomar una decisión o que el proceso se ha detenido por alguna razón.
Para definir la ruta que debe seguir el flujo de trabajo, utilizamos conectores. Estos identifican el flujo de trabajo futuro basado en la entrada del usuario y la finalización de tareas anteriores, y pueden configurarse para activar una serie de tareas para que se ejecuten consecutivamente (conectores exclusivos) o concurrentemente (conectores paralelos).
Los temporizadores se utilizan dentro de los flujos para proporcionar pausas definidas en el proceso, con la opción de especificar tiempos de respuesta mínimos o máximos donde se requiere una decisión del usuario.
Es posible ver notificaciones en tiempo real a través de la interfaz para rastrear la etapa activa actual del flujo de trabajo.
Aplicación a un proceso de aprobación de vacaciones
Un ejemplo de flujo simple podría ser el siguiente:
Este ejemplo es un flujo de aprobación para las vacaciones de un trabajador. El flujo podría iniciarse capturando nuevas entradas en las bases de datos a las que apuntan las conexiones. En este caso, cuando un trabajador solicita vacaciones, se insertará un nuevo registro en la tabla de destino y el flujo de trabajo que hemos creado comenzará a ejecutarse.
Después de comenzar el flujo, es necesario verificar que haya coherencia entre las fechas que el empleado ha solicitado con su propia disponibilidad. La comparación entre los días de vacaciones restantes con los días solicitados o si el trabajador está en medio de un proyecto son ejemplos de parámetros que podemos usar para validar la coherencia. En este caso, si existe un conflicto entre las fechas solicitadas y las fechas en que se requiere al trabajador en un proyecto, la solicitud se rechazará automáticamente.
Suponiendo que no haya conflicto de fechas, pasaríamos a la tarea de decisión de aprobación del gerente. La configuración es simple, simplemente definimos la ID de usuario de SAP del trabajador para el que se realiza la validación y los demás parámetros requeridos, así como un formulario de aprobación o rechazo para la solicitud.
Los campos definidos en el formulario comprenderán los datos que el gerente verá para tomar la decisión sobre si la solicitud de vacaciones debe ser aprobada. Estos campos se pueden definir como editables en caso de que sea necesario modificar alguno de los parámetros en esta fase del flujo.
Una vez recibido el aporte del gerente, el flujo continuará hasta la tarea final, enviando un rechazo o un correo electrónico de aprobación al trabajador dependiendo de la elección del gerente.
Conclusión
El servicio SCP Workflow es una herramienta muy poderosa cuando se trata de combinar flujos automatizados con la toma de decisiones del usuario para completar procesos comunes. Hasta ahora, estos flujos de trabajo mixtos no podían automatizarse directamente en la nube.
También abre una serie de formas de agregar valor y aumentar la utilidad de estos procesos a través de API y el uso de un lenguaje común en muchas aplicaciones de SAP, como Javascript.
Muchas empresas ya están comenzando a utilizar este tipo de servicio para permitir integraciones de flujo de trabajo en la nube, mejorando y racionalizando sus procesos. El resultado son procesos que son más fluidos y versátiles que si se ejecutaran completamente de forma manual y con un riesgo mucho menor de que un error humano afecte la velocidad o la precisión del flujo de trabajo.