Reduzca el tiempo dedicado a tareas comerciales repetitivas en un 50% con la automatización robótica de procesos inteligente

En Clariba, la transformación digital es un elemento central de nuestra cultura y estrategia. Estamos constantemente investigando y explorando nuevas tecnologías con el potential de impulsar y acelerar el cambio comercial.

En octubre, fuimos invitados a participar en el “Taller Tecnológico de paquetes de tecnología inteligente de SAP y Tecnología inteligente de SAP” para los socios de SAP, el cual fué impartido por Andrew Ewing y Mazen Arawi en SAP TechED en la ciudad de Barcelona.

Durante el taller, Andrew y Mazen compartieron su riqueza de conocimiento y habilidad con respecto a esta tecnología emergente y cómo se puede implementar con éxito para crear “empresas inteligentes”.

En este artículo exploraremos el emocionante potencial de la tecnología inteligente de SAP y veremos a detalle un par de casos de su uso que muestran las posibles aplicaciones en el mundo real de la automatización robótica de procesos (RPA), así como el efecto que pueden tener en el resultado final.

¿ Existe alguna frase más frecuentemente utilizada en el mundo de los negocios que: "El tiempo es dinero"? Ciertamente lo decimos, pero no siempre pensamos en su significado. Por ejemplo, en cualquier negocio, usted encontrará cientos o miles de ejemplos diarios en donde hay pérdida de tiempo, particularmente donde se requieren personas altamente calificadas para realizar tareas mundanas y repetitivas.

Por ejemplo, el contestar consultas cotidianas, transferir datos entre sistemas, configurar pagos u órdenes de compra, terminan costando cantidades importantes de dinero, ¿Cómo podemos eliminar estas tareas básicas y liberar nuestro talento para hacer aquello en donde realmente son buenos, al desplegar su experiencia de manera eficiente y efectiva?

La automatización robótica de procesos es una respuesta a esa pregunta. El gráfico que se presenta a continuación ilustra claramente cómo RPA puede reemplazar al personal calificado para abordar actividades de nivel básico, liberando recursos para trabajar en tareas de mayor valor para la empresa.

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Entonces, ¿Qué es la automatización robótica de procesos SAP?

La automatización robótica de procesos o RPA, por sus siglas en inglés, en sí no es una herramienta nueva. Se ha utilizado de una forma u otra durante algún tiempo para automatizar tareas como la entrada de datos, la extracción de datos, la creación de informes o pedidos, etc. Esto permite a las empresas realizar tareas de manera más rápida, con menos margen de error y permitiendo a los humanos concentrarse en áreas que agregan mayor valor al negocio.

El proceso de automatización robótica SAP (RPA inteligente) va mucho más allá. Este utiliza la inteligencia artificial conversacional para establecer interacciones más naturales con los bots. Utiliza metadatos y API para ampliar el alcance de lo que pueden hacer los bots e implementar el aprendizaje automático para mejorar los procesos automatizados a lo largo del tiempo.

El RPA inteligente se puede utilizar de dos formas distintas: como asistente digital o como trabajador digital.

El asistente digital es un bot asistido, el cual es implementado en la estación de trabajo del usuario y activado por éste para automatizar ciertos pasos de un proceso

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El trabajador digital es un bot desatendido, implementado a nivel de servidor y capaz de automatizar procesos completos en respuesta a disparadores preestablecidos o a un cronograma definido.

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A continuación, presentamos algunos ejemplos de tareas que podrían manejarse usando el RPA inteligente:

  • Verificar los “tickets” de la mesa de servicio y enrutarlos adecuadamente

  • Extracción de datos de documentos, aplicaciones o sitios web e ingreso a una base de datos

  • Iniciar sesión en varias instancias de SAP, recopilar solicitudes de compra y distribuirlas a los equipos

  • Descargar informes de múltiples aplicaciones, cotejarlos, almacenarlos y compartirlos

  • Búsqueda de facturas por número de referencia en varias instancias de ERP

Las aplicaciones potenciales de RPA inteligente son casi infinitas, pero para dar una ilustración práctica de su uso, veamos dos escenarios del mundo real y el valor comercial y los beneficios de cada uno.

Escenario A: crear una solicitud de compra a partir de un archivo proveniente de Excel

En este ejemplo, estamos automatizando una tarea que requiere poca habilidad y que ocurre con alta frecuencia, como lo es el crear una solicitud de compra simple utilizando los datos de origen almacenados en un archivo de Excel. 

Diseñamos un bot para leer datos a partir de un formato de plantilla creado en Excel, y luego usamos una API estándar en la lista blanca para crear una solicitud de compra en S/4HANA.

El resultado: creación más rápida de solicitudes de compra, eliminación de posibles errores humanos e integración en flujos de trabajo nuevos o existentes, todo sin supervisión técnica. Además de esto, los recursos humanos dentro del departamento de compras pueden reasignarse a tareas más complejas.

Escenario B: creación de anticipos en una orden de compra

En este ejemplo, tenemos otra tarea que requiere poca habilidad y que toma mucho tiempo para un operador humano.

La creación de anticipos en una orden de compra requiere que se abran varias aplicaciones diferentes para crear y luego publicar el anticipo. El volumen de pagos que puede procesar un sólo operador es limitado. 

We design a bot which can access the relevant applications via whitelisted APIs, and read/write data to post the payment.

El resultado es la reducción en los errores de transferencia de datos y un aumento sustancial en la capacidad de trabajo, lo cual evita tener retrasos en la publicación de DPR, lo que a su vez podrá llevar a la entrega pospuesta de materiales o servicios urgentemente necesarios. Y una vez más, hemos liberado tiempo para que nuestro operador humano aborde el trabajo de nivel superior.

Si bien los ejemplos que hemos dado pueden parecer simples en principio, y de hecho, intrascendentes en una micro escala, una vez que sumamos el tiempo y los costos ahorrados con cada iteración de tareas como estas, comenzamos a ver ahorros significativos.

La implementación exitosa de RPA inteligente dentro de sus flujos de trabajo podría permitirle automatizar hasta el 50% de los procesos comerciales. Puede esperar al menos un 20% de mejoría en la eficiencia de costos de la tasa de ejecución, así como la reducucción el tiempo de proceso en un 50% o más.

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Como estará usted de acuerdo, estas no son cifras insignificantes: los ahorros realmente se acumulan. Pero ese es sólo el efecto directo de RPA inteligente. Indirectamente, también está liberando tiempo para su fuerza laboral y creando espacio para abordar tareas de mayor nivel.

Ya sea que sus prioridades sean de investigación y desarrollo, mercadeo, análisis o capacitación, las nuevas oportunidades que aparezcan serán invaluables.

Si está listo para dar el siguiente paso ...TOME ACCIÓN.

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